6 cosas a tener en cuenta al producir una conferencia virtual – Adweek

Adobe fue el anfitrión de aproximadamente 23,000 personas en la Cumbre de Adobe, su principal conferencia anual en Las Vegas, del 29 de marzo al 2 de abril. Pero el brote de COVID-19 obligó a la compañía de software, junto con innumerables otras marcas, a cancelar o reprogramar sus reuniones cara a cara y repensar cómo podrían ofrecer un evento alternativo de manera segura.

Alex Amado, vicepresidente de experiencia de marketing de Adobe, dijo que la marca había comenzado a reconsiderar la organización de su conferencia de Las Vegas hace unos meses cuando comenzó COVID-19 se extendió por todo el mundo. El plan B de su equipo era reducir el evento a una transmisión desde la sede de la marca en San José, lo que implicaría discursos más cortos entregados a una audiencia de 200 personas.

Pero cuando esto ya no es posible debido a preocupaciones de seguridad y pedidos de viviendas del gobierno, la marca se dio cuenta de que un evento solo digital era la única opción para proporcionar a los consumidores el contenido originalmente planeado para la conferencia. fisico La compañía lanzó una versión digital gratuita de la experiencia en una página de inicio personalizada el 31 de marzo.

"Cambiamos al plan C y tuvimos que repensar nuestro formato", dijo Amado. "Implicaba lo que ahora es común: las personas que se comunican en casa".

Es difícil predecir cuándo será seguro volver a organizar eventos físicos, y cómo será el retorno, volverse digital es la única opción que tienen las compañías si desean organizar conferencias en el futuro cercano. . Algunas marcas, incluidas Microsoft y Facebook, ya han tomado precauciones a largo plazo al cancelar todos los eventos de grandes empresas hasta mediados de 2021.

Entonces, ¿qué deben hacer los vendedores de marcas y los productores de eventos para crear un evento virtual? Amado, así como otros profesionales que produjeron conferencias digitales en plazos ajustados en marzo, discutieron qué tener en cuenta al empacar y empacar. entrega de contenido, decida si los oradores deben estar en vivo o pregrabados e interactuar con participantes aislados en tiempo real.

Considere la ubicación de su audiencia cuando reconsidere la entrega de contenido

El objetivo de Adobe Summit es proporcionar las mejores prácticas en la gestión de la experiencia del cliente a través de notas clave de líderes empresariales, presentaciones de expertos en productos y demostraciones tecnológicas Adobe organizó el evento virtual a través de una página de inicio de estilo “elige tu propia aventura” en el sitio web de la marca, lo que permite a los asistentes elegir ver sesiones que abarcan seis áreas de contenido.

Cuando Adobe lanzó la experiencia digital con más de 100 sesiones, los asistentes podían decidir ir directamente a las notas clave o saltar para ver la tecnología en acción con videos de demostraciones de productos. La marca está agregando más sesiones en la parte superior, con visitas de más de 400,000 personas de 199 países.

"Decidimos que la mejor manera de contar historias era dar a los usuarios muchas opciones y no mantenerlos cautivos", dijo Amado. "Pensamos que 'elegir su propia aventura' era la mejor manera para que el público aprovechara al máximo. Cuando estás en línea hay distracciones, así que tuvimos que jugar con la situación lo mejor que pudimos. "

Vince Belizario, por favor y director de cuentas grupales de la agencia de experiencia de marca Jack Morton Worldwide, ayudó a una gran empresa de tecnología a transformar una conferencia interna de marketing global, que normalmente atrae a unos 6,000 asistentes, digitalmente dentro de las tres semanas posteriores a la cancelación del evento. El centro resultó en una experiencia virtual que desplegó contenido para los participantes durante dos días en bloques de programación separados. Después de la implementación, el evento estuvo disponible como un paquete a pedido para que los empleados lo vean.

“Se trataba de repensar el contenido y lo que estábamos tratando de lograr con el evento físico y descubrir cómo se entregaría como un evento virtual. La intención creativa y el valor de la producción tuvieron que incrementarse ", dijo Belizario. "Sabíamos que nuestra audiencia no estaría en la misma mentalidad, y mucho menos en las mismas zonas horarias. El contenido tenía que ser proporcionado de una manera que complementara la situación actual".

Cuanto más corto sea el contenido, mejor, dependiendo de la escala del evento

La Cumbre de Adobe habría ofrecido inicialmente más de 400 sesiones, pero redujo el número de sesiones en función de quién podría participar, Amado señaló que algunos presentadores tuvieron que abandonar para enfocar sus actividades afectadas por la pandemia, y qué sesiones inicialmente tuvieron la más registrado La compañía pidió a cada orador que redujera sus presentaciones a ocho minutos. Amado dijo que hasta ahora, la mayoría de los participantes ha visto aproximadamente cinco a diez videos de ocho minutos hasta la fecha.

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